10 regels voor e-mail

Door Ivan Beemster, 18 juni 2019

Als je e-mail gebruikt, is dit artikel voor jou: tien regels die je kunt toepassen om beter om te gaan met e-mail, en de bijbehorende taken en informatie.

#1 Archiveer

Een randvoorwaarde: de inbox is waar mail binnenkomt, maar waar het ook snel weer uit moet. Je laat al je post ook niet eeuwig op je bureau liggen. Dus archiveer of verwijder alles wat je hebt gelezen, beantwoord, omgezet in taak, etcetera. Die inbox moet leeg.

#2 Handel direct af mits <30s

Kun je een e-mail binnen 30 seconden afhandelen? Dan moet je dat ook doen. Verwijderen, archiveren, een kort antwoord tikken, doen!

#3 Maak het een taak mits >30s

Ben je er langer mee bezig dan 30s? Maak het een taak. Ben je een antwoord gaan schrijven, maar duurt het langer dan 30s? Maak het een taak. Twijfel je over wat te doen met een mail? Maak het een taak.

Van een e-mail een taak maken, kan op tig manieren: van ster voorzien (in Gmail), het bericht naar Taken verslepen (Gmail, Outlook), een item aanmaken in je favoriete app met todos.

#4 Gelezen = gelezen

Gelezen is gelezen, er is geen weg terug. Verban “Markeren als ongelezen” geheel uit je mailbox, uit je systeem, uit je leven.

#5 Gebruik maar één inbox

Smart inbox, prio inbox, brand inbox, junk inbox, belangrijk eerst, belangrijk laatst, schminbox inbox: schakel het allemaal uit. Er is maar één inbox: je inbox. Ook Gmail’s belangrijkheidsmarkeringen: zet ze uit!

#6 Verban notificaties

Geen notificaties over mail. Nergens nooit niet. Je bezoekt je inbox wanneer jij dat wilt. Dat dan weer wel: check ‘m eens per uur, dag, week, maand, willekeurig. Wat jij wilt.

#7 Gebruik een toetsenbord

“Ik heb zo’n fijn overzicht en werk zo efficient op mijn smartphone”, zie niemand nooit. Met de zondeval kwam ook e-mail op smartphones. E-mailen doe je op een apparaat waar het scherm niet ook het toetsenbord is. Een laptop, desktop, typemachine.

#8 Schrijf je uit

Met elke nieuwsbrief of andere mail die niet direct aan jou gericht is: lekker afmelden. Je hoeft het niet te lezen. Je mag je opnieuw inschrijven op nieuwsbrieven die je na een paar weken écht mist.

#9 Organiseer niet

Gebruik geen labels. Geen mappen. Geen kleurtjes. Geen niks. Wist je dat Gmail van dezelfde aanbieder komt als van de zoekmachine die begreep dat het internet te groot werd om te organiseren?

#10 Wees niet te beleefd

Geen “Bedankt”.
Geen “Top!”.
Geen “Ook een goed weekend”.

Deze is moeilijk, maar bedenk: hoe minder mails, hoe beter het weekend.

#11 Bonus: De kortste route

Een legere inbox begint bij jezelf: probeer je conversatie af te ronden met zo min mogelijk heen-en-weren. Bijvoorbeeld de e-mail: “Ha, heb je binnenkort tijd om af te spreken?” betekent minimaal één e-mail extra. Beter: “Ha, binnenkort afspreken? Ik kan dinsdag 15u of donderdag 10u bij jou op kantoor. Laat me weten wat jou schikt.” En als iemand dit antwoord mailt met een bondig “Helaas, dan kan ik niet”, zonder alternatieven te noemen, is het natuurlijk toegestaan die contactpersoon permanent te blokkeren.


Ik ben geen time management trainer of efficiency coach, maar al doende heb ik toch enige ervaring op gedaan met het versturen en ontvangen van e-mails. Net als de rest van de kantoorgaande arbeidersklasse, natuurlijk. Het is een samenraapsel van eigen lessen, logische handelswijzen die iedereen kent maar toch weinigen toepassen en ideeën en methoden van anderen. Soms slaag ik niet in een aanpak die wel klopt, en soms klopt de aanpak überhaupt niet.

Doorslaggevend was voor mij Zero inbox for life door Keith Rarick: een korte en krachtige methode voor Zero inbox speciaal voor Gmail. Zijn waterdichte methode van triage, waar regel #2 en #3 vandaan komen, is wellicht noodzakelijk in aanvulling op bovenstaande. Wanneer goed toegepast, betekent het dat de inbox altijd leeg is binnen [aantal emails] * [max. 30s]. Dat is een stuk korter dan de tijd dat velen nu ronddwalen in hun inbox.

Geef een reactie